قواعد الاجتماعات التسع

١- تحديد الشخص المسئول عن الاجتماع

يجب أن يهدف كل اجتماع إلى تحقيق أهداف أحد الأشخاص ؛ هذا الشخص هو المسؤول عن الاجتماع ويقرر ما يريدون الخروج منه وكيف سيفعلون ذلك. فالاجتماعات التي لا تقع على عاتق شخص مسؤول بوضوح تتعرض لخطر كبير من كونها غير موجهة وغير منتجة.

2- حدد نوع الاتصال اللى انت محتاجه فى ضوء الاهداف والاوليويات

لو انت هدفك انك تخلى الاشخاص الحاضرين فى الاجتماع يعملون من خلال اقتراحاتهم وارائهم للقرب من ما هو صحيح اى مناقشه مفتوحه هيكون شكل الاجتماع غير لما يكون الهدف منه هو التثقيف اى يكون الاجتماع له وقت محدد ويجب استغلال ذلك الوقت
بشكل صحيح للحصول على افضل النتائج لذلك يجب الحصول على افضل الاشخاص المتاحين.

3- قياده المناقشه

عندما تكون المناقشه مفتوحه قد يكون التوفيق بين وجهات النظر المختلفه امر صعب ومستهلك للوقت الامر متروك لقائد الاجتماع لتحقيق التوازن بين وجهات النظر المتضاربه ولكن السؤال هنا ماذا لو طرح شخص عديم الخبره رأى ؟
اذا كنت تدير المحادثه فيجب ان تفكر فى التكلفه المحتمله فى الوقت الذى تستغرقه للرد على الشخص واستكشاف وجهه نظره.

4- احترس من انحراف الموضوع

قد تقودك المناقشه فى الاجتماع الى الانحراف من موضوع الى موضوع اخر وفى هذه الحاله لن تنجز اى منهما هناك طريقة واحدة لتجنب ذلك عن طريق تتبع المحادثة على السبورة بحيث يمكن للجميع رؤية مكانك

5- فرض حد منطقى للمحادثات

تميل مشاعر الحاضرين الى الهياج والاصوات الى الارتفاع اذا كان هناك خلاف على شئ ما لابد ان تحافظ على الهدوء فى جميع الاوقات

6- الحرص على عدم فقدان المسئوليه الشخصيه عن طريق اتخاد القرار الجماعى

تتخذ الجماعات قرارا بفعل شئ ما دون اللجوء اللى المسئوليات الشخصيه لذلك كن واضحا فى تحديد المسئوليات الشخصيه

7- استخدم قاعده “الدقيقتين”

تحدد قاعده الدقيقتين انه يجب عليك اعطاء كل شخص فتره غير منقطعه لشرح تفكيره قبل مقاطعته بنفسك.

8- احترس من المتحدثين السريعين

المتحدث السريع يتكلم بشكل اسرع مما يمكن تقييمه كطريقه لدفع اجنداته امام اعتراضات الاخرين وقد يكون فعالا عندما يستخدم هذا ضد الاشخاص القلقين من الظهور بغباء

9- حدد الانتهاء من المناقشه

الغرض الرئيسى من المناقشه هو تحقيق الانجاز مما يؤدى الى اتخاذ القرارات او الاجراءات الصحيحه .
والمناقشات التى لاتصل الى الانتاء هى مجرد مضيعه للوقت فعندما يكون هناك تبادل للافكار فمن المهم انهاءها من خلال ذكر الاستنتاجات

Source :

9 common-sense rules for getting the most out of meetings

اترك تعليقاً